用AI工具完成部门职责和岗位分解，1天干完1个月的活

01 缘起和痛点

写部门职责、岗位说明书，这事儿吧，不管是大集团还是小公司，都是躲不开的管理必修课。对于很多中小企业老板来说，尤其上心——公司从十几个人发展到上百人，最让人头疼的往往就是：各个部门到底该干什么？每个岗位的活儿干到位了没有？工作饱和度怎么样？这个人到底行不行……

如果你是公司的HR，组织各部门写这些东西，那更是苦不堪言。模板发了，培训也做了，但交上来的文件还是五花八门。让各部门改，来回折腾多少轮老板都不满意；自己上手改吧，很多具体岗位的工作细节又不那么清楚，而且耗时巨大，更麻烦的是，有些职责写多了，部门还不乐意认领。

业务部门的负责人也未必轻松。嘴上说说还行，真要按逻辑化的结构规规矩矩写出来，也挺费劲的，更别提还要审核下属的岗位职责了。

要是作为一名人力资源咨询顾问，合同里恰好有“岗位说明书”这一项，那心情恐怕只能用“万马奔腾”来形容。一个企业少则几十个，多则几百个岗位。当年我刚入行做顾问时，写过将近1000页的岗位说明书，整整两个人，埋头写了一个月……

通过本文，你可以：

1. 掌握组织功能分析及DPE岗位职责承接的模板和工具方法论；

2. 获得可以直接套用的AI提示词模板；

3. 找到目前最适合干这个活儿的AI工具。

02 场景实战及工具方法介绍

1、输出成果是什么？

先明确一下，我们希望AI最终交出什么样的东西。简单来说，就是一张“部门职责及岗位承接表”。

这张表里藏着一个很实用的小工具——

。具体来说：表格左边是部门的职能分解，按照“一级职能→二级职责”的层级，把部门的活儿结构化、层次化地梳理清楚，这本身就是一份完整的部门职责。表格右边，则是部门内各个岗位对这些职责的承接情况。

• D（Decision，决策）：
  该岗位在某个二级职责上是拍板的人，对结果有审核、最终决策权。

• P（Participation，参与）：
  该岗位在某个二级职责上只是参与，不是决策方也不是主要执行方。

• E（Execution，执行）：
  该岗位在某个二级职责上是具体干活的人，是主责方。

这样能避免一个常见问题：部门职责写完让各岗位写说明书时，出现“两张皮”——很多部门的重要职责，在各岗位说明书里根本找不到，因为大家写岗位职责时习惯性只写已经在干的事，那些规划中但很重要的工作，很容易被落下。

2、场景实操步骤拆解

要AI输出这张表，分几步走：

AI要输出的是表格样式，光靠文字提示很难讲清楚。所以最好的办法是把刚才演示的案例表格文件直接上传给它，让它“看图说话”。

提示词是成败的关键，有几个核心要点：

，结合上传的附件，在提示词里把输出样式的具体要求讲明白。，讲清楚DPE的使用规则。比如D（决策）和P（参与）、P（参与）和E（执行）不能同时标记在同一个岗位上，如何科学标记必须遵循规则（提示词里要写清楚）。，把任务的详细背景信息告诉AI，防止它天马行空。下面这个例子是为市场部写的提示词，我们明确告诉AI市场部有哪些一级职能、有哪些岗位、每个岗位的职能侧重是什么。这样它输出的内容就和预期偏差不大。

部门职责及岗位承接提示词模板

你是一位熟悉企业各部门职责及岗位职责的人力资源专家。 #工作任务： 基于对案例、DPE使用方法、背景信息三方面的准确理解，撰写一份市场部的部门职责和岗位承接表。要求二级职责的描写细致、逻辑清晰；DPE标签标记准确。 #案例： 附件是一份部门职责和岗位承接表的案例，展现了表格的输出格式、文字风格，以及DPE方法的使用。对案例作如下说明： 1.该表格由一级职能、二级职责、岗位构成。 2.一级职能是该部门的职能模块归类。 3.二级职责是对具体职责事项的描述，描述结构通常是“动宾结构”，动词常用负责、组织、协助、参与、审核、监督等，以说明部门在该项职责上的责任承担方式。 4.岗位指部门内设置的岗位名称，每一条二级职责都需要在相关岗位下进行DPE标识，如附件案例所示。 #DPE使用方法： 1.D代表决策，即该岗位对二级职责的结果起审核、最终决策作用； 2.P代表参与，即该岗位参与该项职责，但不是决策或主责方； 3.E代表执行，即该岗位负责具体执行，是主责人。 4.每一条二级职责，基于对岗位名称的理解，准确标记D、P、E中的一个或两个，必须符合以下规则时： （1）一个岗位可以同时标记D和E，表明既决策又执行。 （2）每一条二级职责不需要在每个岗位下都标记，只有职责与岗位定位有关时才需要标记。 （3）每一条二级职责，只能有一个岗位标记D，不能多个岗位同时标记D。 （4）每一条二级职责，不能在同一个岗位上同时标记D和P，或P和E，即D与P、P与E不相容。 #背景信息： 1.这是一家100人左右的toB信息技术服务公司。 2.市场部的一级职能按品牌建设与推广、公共关系管理、市场研究与营销策略制定、营销目标与计划管理、营销策划与实施管理、销售过程管理、价格与投标管理、销售合同管理、回款管理、客户关系管理来写。 3.岗位名称按部门负责人、品牌与宣传岗、客户经理岗、商务内勤岗设定。 4.各岗位职能定位： （1）部门负责人：全面负责部门工作。 （2）品牌与宣传岗：主要负责品牌建设与推广、公共关系管理，参与市场研究、营销策划。 （3）客户经理岗：主要负责市场分析、营销目标与计划管理、营销策划与实施、销售过程管理、合同谈判、回款管理、客户维护。 （4）商务内勤岗：主要负责销售数据统计分析、回款数据统计、投标管理、销售合同日常管理，参与营销目标与计划管理等工作。 #限制： 1.严格按照附件的模板表格样式输出。 2.严格按照模板的撰写风格和方法输出。 3.严格按照设定的规则使用DPE方法，合理标记。

处理表格是很多AI工具的短板。我前后测了Kimi、文心一言、通义、豆包、智谱、腾讯元宝、海螺AI、ChatGPT等近10款工具，最后发现，目前只有豆包的输出效果让人比较满意。这一点也有点意外，豆包最近的进化确实很快。另外在测试中，还意外发现了智谱的新能力。

大部分AI工具都卡在了正确使用DPE矩阵上，很多标记的科学性存在明显问题。

将AI输出的结果复制到Excel里，手动美化格式，再按实际情况审核、微调细节。

3、结果展示

按照提示词里给出的一级职能模块，豆包输出了相应的二级职责，描述都采用了动宾结构，逻辑归类也基本合理，大体上覆盖了该职能下的重点事项。当然，由于企业具体业务背景信息给得有限，职责描述相对通用一些，你可以结合自己部门的情况在此基础上微调。

下图展示了豆包输出的DPE岗位承接情况（局部截图）。

把内容复制到Excel里整理后，要注意的是，DPE标记需要结合自己部门岗位的实际职责定位来微调。AI输出的标记，大概60%是直接可用的，剩下的30%-40%需要人为修订一下。

4、意外发现（智谱的深度思考及生成Excel）

在测试过程中，还意外发现了智谱AI的一些新变化，顺便分享一下——AI确实已经进入了新的技术升级维度。

我把同样的提示词和案例附件上传给智谱后，它竟然将自己的推理过程完整展示了出来，像一段详尽的“思维链”。从中可以看到，AI正在模仿人类的思考和工作方式，开始像人一样规划行动，并且对提示词的理解相当准确。

更令人惊讶的是，智谱在对话过程中输出了一堆代码、自我报错、又自我修正，最后，居然直接扔给了我一个表格链接。点击链接，就出现了一个可以在线编辑和下载的Excel表格。

不过有点可惜的是，智谱这次生成的结果在DPE使用上还存在一些问题，没能直接用。

03 场景应用小结与展望

总结一下，通过提示词与AI对话实现单个部门职责的输出，有三个核心经验：

如果要批量处理类似的部门任务，一方面可以调整提示词里的“任务”和“背景信息”部分，换上新的部门名称和岗位信息就行。另一方面，