大模型在行政工作中的实践

在日常的行政工作中，繁琐的任务是不是经常让你感到头大？会议纪要整理到半夜、政策文件翻到眼花、公众号发文写到词穷——这些场景，大概是每个行政人都有过的经历。不过，随着大模型工具的普及，很多事情正在悄然改变。今天就以通义千问为例，聊聊怎么用它把行政效率提上去——从会议记录、问题咨询、文档快读到文档生成，逐一拆解，顺带也把实际操作过一遍。

在正式开始之前，先确保你已经注册好通义千问的账号。操作很简单，手机号验证码注册、登录就行，没什么门槛。

一、会议记录

场景

会议记录，是行政工作中一个绕不开的痛点。一场会议下来，录音一小时，整理却要半天，还经常担心漏掉关键表述或发言人到底是谁说的话。但现在，这个流程可以大幅简化了。

通义千问的语音识别技术，对各类口音和语速的适应性都还不错。更重要的是，它能根据音色区分不同发言人，这一点在多人会议中非常实用。你只需要上传录音文件，剩下的交给工具去生成文字稿，省下的时间可以去做更有价值的事。

实操

进入“通义官网”，依次找到“效率”模块，然后选择“上传音视频”。

上传录制好的音频，根据会议情况选择相应选项。比如我们这次的录音是两个人的采访，那“音视频语言”就选“中文”，“区分发言人”选“2人对话”。

上传完成后，在“最近记录”中就能看到刚才提交的文件。

点击文件进入详情页面：左侧是识别出来的录音内容，右侧是自动提取的导读信息。这点很关键——你不用把整篇文字从头读到尾，右侧的导读已经把核心内容拎出来了。

右上角的导出功能也不落下，支持快速导出Word或PDF格式。

再往下看，右侧还可以切换到“脑图”标签页。这里会根据录音内容自动生成一张思维导图，方便你一眼掌握整段录音的逻辑结构。这个功能对于做汇报、做总结来说，效率提升很明显。

二、问题咨询

场景

行政工作中有大量的“问”和“找”。公司政策、行业资讯、未曾面对的事项……很多问题都需要快速找到答案。与其在搜索引擎里翻来翻去，或者在一堆文件夹里来回切换，不如直接问通义千问。

它具备不错的自然语言理解能力，大多数场景下，你只需要把问题说清楚，它就能给出相关的信息或建议。这对于行政新人尤其友好，遇到不懂的事情不用再硬着头皮到处问人。

实操

进入“通义官网”，切换到“对话”功能，直接在最底部的对话框中录入问题，回车发送即可。

不妨试试这两个问题：

问题1：WPS如何导出PDF？

问题2：我是一个新人行政，如何接待重要客户？

从实际体验来看，这类实操性问题，通义千问的回答质量往往还不错。当然，涉及到具体公司政策的细节问题，如果你有私有数据知识库，效果会更好——但这需要额外配置，适合有条件的团队。

三、文档快读

场景

行政人员每天都要接触大量的文档：行业报告、制度文件、会议纪要、上级来文……篇幅动辄几十页，逐字阅读不现实，直接跳过又怕漏掉关键信息。这时候，文档快读功能就派上了用场。

通义千问能够快速提炼文档的核心内容，生成摘要，帮你几分钟内掌握文章脉络。它不是简单地截取开头几段，而是基于人工智能对文档内容的深入理解来生成摘要，信息密度和准确性都相对可靠。

实操

同样是从“通义官网”进入，找到“效率”模块，选择“文档阅读”。

上传下载好的文档，也可以直接选择网页链接添加。但推荐优先上传PDF格式的文档，效果更稳定。

上传完成后，在“最近记录”中查看，点击进入“文档阅读”结果页面。

结果页主要分左右两部分：

• 左侧是文档预览效果，方便对照查看。

• 右侧则是阅读结果。这里有三个标签页很实用：

  • 标签1为“文档摘要及速读”。点击速读的各部分，左侧会自动跳转到对应的原文位置，这比手动翻页快得多。

  • 标签2为“翻译”。如果是外文文档，这个功能可以直接派上用场。

  • 标签3为“脑图”。和会议记录功能类似，这里也会生成一份结构化的思维导图，方便快速掌握文档全貌。

有了这三项能力，就算是一份上百页的行业报告，也能在十分钟内把核心内容摸清。

四、文档生成

场景

写通知、写简报、写公众号推文……这些行政工作中的常见任务，本质上是“内容生产”。而内容生产最头疼的往往是“开头那一下”——不知道该写什么、怎么搭框架、用什么语气。

通义千问在这方面的辅助能力相当突出。它能够基于你的意图描述，自动收集相关信息、构建逻辑框架，然后生成流畅自然的内容。无论是新闻通稿、公司通知，还是工作报告，它都能帮上忙——而且，它不只是“写出来”，它还能理解你想要的风格和语气。

实操

直接使用通义千问的“对话”功能即可。

试试这个问题：“请编写一段中秋节的公众号发文。”

你会得到一段结构完整、语气合适的初稿。在此基础上稍加调整，就能直接发布。

除了直接帮你生成文稿，通义千问还能帮你想框架、润色文字、校对内容。这些功能都集成在对话功能中，怎么用、用多少，完全取决于你的具体需求。值得花点时间去探索——毕竟，行政工作的效率提升，往往就藏在那些你愿意多试一步的细节里。