AI赋能档案开放审核：实战

最近几年，我们在档案开放审核业务上投入了不少精力。从实际探索、项目推进到系统研究，一点一点积累下来，逐渐摸索出了一套相对成熟、也经过实践验证的AI辅助档案开放审核方法。这套方案的核心是“AI+人工”的人机协同模式，它围绕档案开放审核的全流程，从定制本地化审核模型、审核数据前处理、涉密筛查、AI辅助审核，再到专业人工复核等九个关键环节，构建起一个完整的智能化管控框架。最终目标是推动档案开放审核工作真正走向高质量。

（一）AI辅助档案开放审核九步工作法

这套方法可以概括为九个核心步骤，具体流程如下图所示：

第一步：制定审核工作计划

一切工作都从计划开始。根据到期档案的审核提醒，结合开放审核的总体要求，由审核小组牵头组织，明确工作内容、时间周期。同时，针对待审核数据的所属年代、数字化（数据化）进展，以及现行的审核办法、会审要求等事项进行深入讨论，最终制定出清晰的工作目标和任务。

第二步：定制本地化审核模型

这一步是AI发挥作用的关键。利用AI辅助档案开放审核管理系统（以下简称“审核系统”），结合本馆的档案开放审核办法，细化审核规则，用本地数据进行训练，定制出真正适应本馆需求的算法模型。经过AI的精准赋能，不仅能扩大有效供给、提升供给能力，还能促进供给侧与需求侧的高效匹配，从而优化整体审核能力。

第三步：数据交接

根据审核系统的部署情况，数据交接可以采取在线或离线两种方式。在线交接是在同一局域网内，打通审核系统与馆藏系统的数据接口，自动接收馆藏系统推送的数据包（包括条目和全文）。全文导入格式支持PDF、JPG、TIFF等，条目字段值则可以按需选择，比如档号、责任者、年度、文件编号、题名等。

第四步：涉密筛查

档案管理有其特殊性，审核过程中可能接触到未解密的档案数据。为了规范作业，必须按照工作需要原则和最小化原则，严格设定人员的知悉范围。由具备知悉权限的人员进行涉密筛查，排除密件后，再交由其他工作人员处理。同时，要落实数据安全和操作安全措施，确保整个审核过程合理、规范。

第五步：数据质量处理

不少档案的数字化工作年代较早，当时的整理和数字化加工质量，会直接影响后续的审核判定。因此，审核前的数据质量处理必不可少。具体措施包括三个方面：一是

，借助专业的档案数据质量检测工具，自动生成检测报告；二是，对影响开放审核和利用的问题数据（比如条目与全文数量不匹配、无全文等）进行修正；三是，根据审核数据的数字化成果特征，运用OCR识别技术，对待审核数据进行数据化处理。

第六步：AI辅助审核

这一步是效率提升的核心。构建开放和延期开放的关键词规则库，利用AI算法模型实现智能分库。通过自动或人工分配审核任务，由AI辅助形成初审意见——也就是“开放”或“延期开放”的审核结论。

第七步：专业人员审核

AI审核之后，人工审核环节依然不可或缺。这个子流程包括专业人工复审、移交单位会审、档案馆终审等多个步骤。由专业人员对AI给出的审核意见进行复审，同步进行数据分析，确保审核的准确率。

第八步：模型训练

终审完成后，将数据按分类编制成数据集，用于AI算法模型训练。大部分数据用来训练模型，剩余部分则用于测试准确率。当预测准确率达到预期值，模型就算训练成功；否则就需要调整算法，直到达标为止。模型训练的成果会反哺回审核系统，从而形成AI辅助开放审核的闭环管理。

第九步：审核成果输出

通过“人机协同”完成整个审核任务后，系统会自动生成“开放件”和“延期开放件”两个数据集，并输出多项成果。一是

，系统按全宗、年度等要素自动输出《各全宗各年度拟审核意见统计表》、《拟开放目录汇总表》、《档案开放审核单》等统计报表；二是，专业人员根据审核数据分析情况，撰写内容全面、数据详实的《档案开放审核服务工作报告》；三是，结合档案馆的公布要求，对已审核数据设置到期提醒，满25年自动启动对外公布。

（二）AI辅助档案开放审核案例分析

1. 传统审核模式工期估算

拿一个实际案例来说。某档案馆在十四五期间待审核的文书档案共计50万件，而馆内开放审核小组的工作人员只有3人。如果按传统的人工审核模式——逐卷、逐件、逐页进行审核——完成全部任务，预估需要830个工作日。

※ 说明：移交单位会审、档案馆终审等工作流程不含在内。

2. 采用AI技术实施成效

鉴于该档案馆审核人员少、任务重的现状，馆方决定采购第三方服务，采用“AI+人工”的人机协同模式进行开放审核。按照上述“九步工作法”，运用AI进行智能辅助审核，同时由专业人员进行验证，最后交由档案馆复审（或移交单位会审）。

※ 说明：移交单位会审、档案馆终审等工作流程不含在内。

3. 案例分析

从上面的实例可以看出，采用“AI+人工”模式开展档案开放审核，效率提升非常显著。借助AI的能力，工作战线明显缩短，人力投入也大幅减少。同时，专业人员的审核加持，有效避免了AI审核可能出现的误判，审核质量大幅提升，也杜绝了档案开放中的安全隐患。

全方位的人员结构：

规范化、标准化项目现场：

（模拟项目现场）

（三）提升AI辅助档案开放审核能力的几点思考

尽管近年来AI技术突飞猛进，但在档案开放审核这个领域，它目前的主要角色依然是“辅助”。如何让AI的应用更有效、更准确，是当下讨论热度最高的话题之一。结合实战经验，在AI热潮下，我们需要冷静思考、重新出发。

丰富的档案资源是“走向开放”的前提。一方面，要坚持以“内容为王”，做到“能开尽开”，让档案走进群众、服务社会；另一方面，也要加强归档材料收集的齐全性和完整性，同时保障档案从数字化到数据化的质量。

技术发展与安全管控必须双轮驱动。在确保信息安全的前提下开展AI应用，构建一个安全可信环境下的AI赋能框架。

以数据为中心，以深层次的网络堆叠为架构，提供数量大、内容丰富、结构多样的档案资源，强化训练模型的神经网络泛化能力，从而进一步提升AI的审核能力。

AI赋能的根本，依然在于人的智慧。需要进一步扩大培养档案开放审核的专业技术人员，加强业务学习、技术培训和保密教育，培优育强人才队伍，不断提升档案开放审核的水平和效能。